Préparer un projet ERP prend du temps et demande de l’implication. C’est un investissement qui vise à améliorer les process de votre entreprise. En effet, vous allez automatiser la gestion de votre entreprise. Le choix de votre fournisseur ne peut donc pas se faire sans une vision transversale et globale de l’entreprise. Vous devez garder à l’esprit que le projet ERP accompagne votre stratégie de développement. Il ne faut donc pas se tromper !

Avec un logiciel de gestion d’entreprise, vous allez piloter votre entreprise avec un seul outil. Et surtout, vous gagnerez un temps considérable. Voici les grandes étapes pour la mise en place d’un logiciel de gestion d’entreprise. 

La consultation

Les consultants

La consultation de votre fournisseur en logiciel ERP est une étape fastidieuse et nécessite un minimum de préparation. En effet, il faut concevoir un cahier des charges. Pour ce faire, échanger avec vos équipes, comprenez la manière dont elles travaillent, ce qu’elles ont besoin pour performer, quels sont leurs besoins, où perdent-elles du temps ? … Lorsque celui-ci est validé par les équipes, faîtes des tests pour vérifier que les besoins annoncés vont vraiment apporter une solution aux tâches quotidiennes de vos collaborateurs !

Le budget

Etape cruciale également, le budget. Il ne doit pas être abordé à la va vite mais doit s’intégrer dans une stratégie transverse et globale de l’entreprise. N’oubliez pas d’estimer les coûts cachés liés à la mise en place du logiciel de gestion ; développements spécifiques, formations, serveur, …

Les fonctionnalités

Enfin, consultez les nouveautés des logiciels ERP, les solutions en mode Saas ou on-premise, sélectionnez les modules qui peuvent répondre à un besoin actuel ou à venir, une API qui pourra accompagner votre croissance, … Puis rapprochez vous des partenaires informatiques et éditeurs de logiciels ERP pour approfondir votre projet et obtenir des devis personnalisés.

L’implantation – le paramétrage du projet ERP

Lorsque le choix de votre fournisseur de logiciel ERP est acté, il faudra compter un temps d’importation des données. La durée varie selon la quantité de données à réimplanter dans la solution de gestion ERP. Si les données sont enregistrées dans un fichier excel, l’importation est très rapide. En revanche, si elles se trouvent dans un logiciel spécifique, les développeurs devront créer des passerelles.

Cette phase est managée par l’éditeur et son équipe mais c’est à vous de choisir les éléments que vous voulez retrouver dans votre nouvel outil ERP : CRM, commandes, factures, gestion commerciale, traçabilité, planning … C’est d’ailleurs le bon moment pour faire le nettoyage dans vos fichiers et n’importer que ceux dont vous avez réellement besoin.

La formation

Lorsque les données sont intégrées, il faut prévoir des formations. D’ailleurs certains éditeurs sont certifiés qualiopi ou datadock et vous proposent de déclarer ces formations à votre organisme de formation pour une prise en charge totale ou partielle.
L’éditeur vous proposera une chronologie de la formation. Ensemble, vous définirez quels sont les collaborateurs qui suivront les premières formations ? quels sont les services ? Durant combien de temps ? quand programmez-vous les piqûres de rappel ? … Progressivement, vous vous familiariserez avec les tableaux de bord et l’ergonomie du logiciel ERP. 

En général, il est conseillé de commencer par les articles, puis les achats fournisseurs et tarifs, puis les commerciaux, … pour finir par la facturation et le suivi du paiement.

Le démarrage d’un projet ERP

Il faut prendre un maximum de précautions pour que le démarrage se passe dans les meilleures conditions. Aussi, il est recommandé de faire tourner en arrière-plan l’ancien système. Lorsque presque toutes les données sont intégrées, on procèdera à la bascule de l’ancien système vers le nouvel outil ERP.

Bien évidemment, le démarrage est assorti d’un accompagnement et de piqûres de rappels. Cet accompagnement peut se faire par service ou de manière individuelle selon les responsabilités de la personne et les modules du logiciel. 

« Chez SetInUp, nous aimons aussi faire des piqûres de rappel individuelles. Cela permet de rassurer l’utilisateur et à nous d’être certains que tous les points sombres sont éclaircis » précise Michel White, gérant SetInUp.

L’objectif de l’éditeur est d’automatiser les tâches, de rendre les utilisateurs autonomes et qu’ils prennent rapidement en main le logiciel et les modules ERP. D’ailleurs avec du sérieux, de l’écoute et de l’implication, cette étape peut être très rapide. Il faut toutefois savoir que dans les situations plus complexes qui intègrent par exemple les process, la GPAO, … la prise en main est plus longue.

En moyenne, il faut compter pour être à l’aise avec le logiciel :

• 1 jour : pour les logiciels comprenant les devis, factures, …
• 2 jours : lorsque la gestion des stocks est ajoutée à l’offre,
• 4 à 6 mois : lorsque l’outil ERP est associé à la production,
• 6 mois à 1 an : avec des API complémentaires.

Bien évidemment ces durées sont à prendre avec précaution et dépendent de la taille de l’entreprise (TPE et PME, PMI, auto-entrepreneur, industrie). Votre intégrateur saura vous conseiller.

Quel est le bon moment pour changer ?

Il est recommandé de changer de logiciel ERP en fonction des besoins de l’entreprise. Il est important de passer à une version supérieure pour accompagner le développement de l’activité et éviter que le logiciel ERP ne devienne obsolète. Si vous attendez trop longtemps, le coût de la mise à niveau sera onéreux et votre outil aura perdu de la vitesse. Vous aurez perdu du temps et manqué de nouveaux outils qui auraient pu simplifier votre quotidien.

En moyenne, les entreprises changent tous les 7 ans d’ERP pour obtenir les dernières versions avec les nouveautés développées par l’éditeur.

« Chez SetInup, notre force est d’avoir toujours installé une version qui évolue tous les ans. Cette option payante chez de nombreux éditeurs est inclus dans l’abonnement de nos clients. Ils n’ont donc pas de mauvaises surprises et bénéficient continuellement de nouvelles fonctionnalités. C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles nos clients nous sont fidèles depuis plus de 20 ans ! En effet, nos clients ont déjà eu des mises à jour régulières et ont toujours la dernière version du logiciel » argumente le responsable du développement informatique SetInUp.

En général, les entreprises commencent à chercher au moment du 1^er semestre lorsque les budgets sont votés. Ensuite, elles aimeraient mettre en place le logiciel pour la fin de l’année pour démarrer sur un exercice complet l’année suivante.

En fait, le bon moment c’est avant que vous perdiez du temps, avant que votre système ne réponde plus à votre évolution et n’est plus assez efficace.

Alors oui un projet ERP se construit au fil des mois, des nouveautés, des rencontres et des échanges. Il doit faire parti d’une stratégie globale de l’entreprise pour impliquer tous les services et intervenants. C’est grâce aux croisements des informations que le système ERP deviendra un outil informatique performant au quotidien.
Lorsque le bon moment sera venu, pour vous, pour l’équipe, pour l’entreprise il vous suffira de choisir votre prestataire mais n’oubliez pas les factures électroniques seront bientôt la nouvelle norme. Alors préparez-vous !

Impliquez votre personnel dès le début pour qu’il se sente et soit concerné par le projet ERP. Il devient alors demandeur et preneur, et là vous gagnerez en efficacité ! L’implantation ne peut que bien se passer et votre service client sera boosté !