Notes de frais dématérialisées : gain de temps et conformité
Effectivement, la dématérialisation des notes de frais remplace les méthodes traditionnelles de traitement traditionnel, où les reçus physiques doivent être collectés, classés et stockés manuellement.
Qu’est-ce que la dématérialisation des notes de frais?
Pour commencer, la demande de remboursement numérique des notes de frais représente le processus par lequel les justificatifs de dépenses papier sont convertis en format numérique, permettant une gestion plus efficace et dynamique. En optant pour la dématérialisation, les entreprises peuvent automatiser la saisie, la soumission et le remboursement des frais engagés, tout en facilitant le contrôle et l’audit des dépenses professionnelles. Ce changement permet non seulement un gain de temps considérable et une réduction des frais administratifs, mais assure également une conformité accrue aux politiques internes et aux réglementations fiscales en vigueur.
Avantages pour les entreprises
La dématérialisation des notes de frais offre plusieurs atouts significatifs pour les entreprises, notamment :
- Réduction des coûts : La gestion électronique des notes de frais diminue en effet les charges liés à l’impression, à l’archivage et à l’envoi des factures papier.
- Gain de temps : Les automatisations accélèrent la soumission, le traitement et le remboursement des factures, ce qui libère du temps aux services comptables pour d’autres tâches productives.
- Minimisation des erreurs : Les erreurs humaines sont réduites grâce à des systèmes qui pré-remplissent les montants et améliore ainsi leur précision et leur fiabilité.
- Conformité facilitée : Les outils de gestion des notes de frais assurent le respect des politiques de remboursement et des réglementations fiscales, simplifiant la conformité légale avec l’Urssaf.
- Accessibilité améliorée : Les informations sur les notes de frais sont accessibles depuis n’importe quel dispositif connecté, facilitant le suivi et l’approbation des frais en temps réel par le service comptable ou autre. Le salarié peut saisir manuellement ses notes de frais et demander le remboursement des notes de frais sans se déplacer.
- Analyse et reporting améliorés : La centralisation des éléments permet une meilleure analyse des notes de frais, aidant à identifier les tendances et à optimiser les budgets.
- Sécurité des données : Les notes de frais dématérialisées sont souvent conservées dans des systèmes sécurisés avec des sauvegardes régulières, réduisant le risque de perte de données.
Ces bénéfices contribuent à une gestion plus efficace et transparente des dépenses professionnelles, tout en soutenant l’agilité et la stratégie financière globale de l’entreprise.
Cadre légal de la dématérialisation des notes de frais en France
Règlementations à suivre
En France, la dématérialisation des notes de frais est encadrée par plusieurs réglementations clés pour assurer la validité et la conformité des documents numériques. Voici les principales règlementations à suivre :
- Code général des impôts (CGI) : Il stipule que les justificatifs dématérialisés (factures, reçus) doivent être acceptés si ils respectent les conditions de forme et de fond requises pour les justificatifs papier, et si leur conservation garantit l’intégrité des informations.
- Norme NF Z42-026 : Cette norme définit les conditions de numérisation des documents papier en documents électroniques recevables juridiquement en France. Elle assure que la copie numérique est conforme à l’original en termes de détails et de fiabilité.
- Règlement européen eIDAS : Ce règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques dans le marché intérieur établit un cadre juridique pour les signatures électroniques, les cachets électroniques et les documents électroniques. Il favorise leur utilisation comme preuves acceptables dans les processus administratifs.
- Loi de finances : Les lois de finances peuvent inclure des dispositions spécifiques sur la conservation des documents comptables et les modalités de leur dématérialisation, en spécifiant les critères de traçabilité et de sécurité à respecter.
Ces réglementations visent à sécuriser la transition vers la dématérialisation, tout en protégeant les droits des salariés et en s’assurant que les documents électroniques possèdent la même valeur probante que leurs équivalents papier. Il est essentiel pour les entreprises de rester informées et conformes à ces règlements pour bénéficier pleinement des avantages de la dématérialisation des notes de frais. L’administration fiscale dont l’URSSAF sont d’ailleurs en charge de ce suivi.
Dématérialiser les notes de frais : Impact de la législation sur les entreprises
- Augmentation de la conformité réglementaire : Les entreprises doivent veiller à ce que leurs solutions de dématérialisation respectent les réglementations en vigueur pour éviter des sanctions ou des amendes. Cela nécessite souvent un investissement initial dans des systèmes conformes et dans la formation des employés. Les frais kilométriques, de restauration, les frais de déplacement, frais d’hébergement entrent dans les notes de frais.
- Amélioration de l’efficacité opérationnelle : Malgré l’investissement initial, la conformité à ces réglementations (administration fiscale et URSSAF) permet aux entreprises de rationaliser et d’automatiser la gestion des dépenses, réduisant les délais et les erreurs associés à la gestion manuelle des reçus papier. Elles peuvent ainsi demander à récupérer la TVA.
- Renforcement de la sécurité : La conformité avec des normes strictes comme la NF Z42-026 garantit que les documents numérisés sont sécurisés, conservés et fiables, ce qui protège les informations sensibles contre les pertes et les fraudes.
- Responsabilisation accrue : Les entreprises doivent avoir des audits réguliers pour vérifier la conformité de leurs systèmes de dématérialisation. Cela favorise une culture de la transparence et de la responsabilité.
- Mise en conformité : Les entreprises pourraient avoir à supporter des frais pour se mettre à jour avec les dernières exigences législatives, que ce soit en termes de technologie, de formation ou de procédures administratives.
- Bénéfices à long terme : En dépit des défis initiaux, se conformer à la réglementation permet des bénéfices substantiels en termes de charges à long terme, de sécurité améliorée et d’efficience accrue, contribuant ainsi à une amélioration de la gestion globale des dépenses.
Comment fonctionne la dématérialisation des notes de frais?
Processus typique de soumission des dépenses
Le process typique de soumission dans le cadre de la demande de remboursement des notes de frais inclut plusieurs étapes clés qui facilitent leur gestion complète de manière efficace et conforme :
- Saisie des renseignements
- Catégorisation automatique (frais de déplacement, frais kilométriques, frais d’hébergement, achats de fournitures, restauration, …)
- Approbations
- Contrôle et vérification.
- Remboursement
- Reporting et analyse
- Archivage
Rôle des logiciels comme solution de gestion des notes de frais
Les logiciels de dématérialisation des notes de frais jouent un rôle crucial dans la demande de remboursement et la gestion efficace des frais engagés des salariés. Voici leurs avantages :
- Automatisation de la saisie et de la soumission :
Ces logiciels permettent aux salariés de saisir facilement leurs dépenses au moyen d’applications mobiles ou de portails web. Ils importent des factures numérisées ou des photos, réduisant ainsi le temps consacré à la gestion manuelle des reçus papier. C’est simple et ils gagnent du temps. - Catégorisation et attribution automatique :
Ils catégorisent les dépenses. Ils les attribuent automatiquement aux bons centres de coûts, ce qui simplifie la comptabilité et la répartition budgétaire. - Gestion des approbations :
Les systèmes permettent d’établir des flux d’approbation personnalisés selon les règles internes. Les notes de frais peuvent être approuvées par les gestionnaires ou les supérieurs. - Traitement et remboursement rapides :
Le système de remboursement est accéléré grâce à une intégration directe avec les solutions de comptabilité ou bancaires. Ils permettent un remboursement rapide et précis des frais admissibles aux collaborateurs. - Analyse des dépenses :
Ces outils fournissent des rapports détaillés et des analyses pour permettre aux comptables et services spécialisés de mieux comprendre les habitudes de dépense, identifier les possibilités d’économies et ajuster les politiques pour dématérialiser les notes de frais. - Sécurité et archivage :
Ils proposent des options sécurisées pour stocker, archiver et conserver des documents liés aux notes de frais conformément aux réglementations, minimisant ainsi le risque de perte ou de fraude.
En résumé, les logiciels de gestion des notes de frais sont essentiels pour optimiser les processus de gestion des frais, gagner en efficacité, conformité et contrôle tout en fournissant une visibilité accrue sur les finances de l’activité.
Avantages de la dématérialisation des notes de frais
Les notes de frais dématérialisées présentent de nombreux avantages en termes de réduction des charges, de limitation des erreurs. Ce système améliore la productivité et l’efficacité des PME :
- Réduction des coûts :
- Économie sur les fournitures : La dématérialisation élimine l’impression, le classement et l’envoi des justificatifs papier, réduisant ainsi les frais en papier, en encre et en matériel de bureau.
- Réduction des frais de stockage : La conservation des éléments numériques nécessite moins d’espace physique et moins de ressources pour la gestion des archives.
- Diminution des coûts de traitement : Les processus automatisés nécessitent moins de main-d’œuvre pour la saisie, la vérification et le traitement des éléments, ce qui réduit les charges de personnel.
- Limitation des erreurs :
- Automatisation : Les logiciels de gestion automatisent les tâches telles que l’entrée, la catégorisation et les calculs des frais, réduisant ainsi les erreurs humaines.
- Amélioration de la productivité :
- Rapidité de traitement : Les salariés peuvent soumettre leurs notes de frais rapidement via des applications mobiles, et les gestionnaires peuvent les approuver en tout lieu et à tout moment, accélérant ainsi tout le cycle de remboursement.
- Libération des ressources : Cette automatisation permet ainsi aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et productives.
- Amélioration de l’efficacité :
- Accès facilité et surveillance en temps réel : Les renseignements sont disponibles instantanément pour les gestionnaires, permettant un suivi plus efficace et des décisions plus rapides.
- Reporting et analyse améliorés : Les logiciels de dématérialisation fournissent des fonctionnalités avancées de reporting et d’analyse, aidant les gérants à mieux comprendre les domaines de coûts et à optimiser les politiques et les budgets.
En somme, dématérialiser les notes de frais, permet d’opter pour une gestion plus économique, précis, rapide et efficace des notes de frais.
Comment choisir la meilleure solution pour votre entreprise?
Quelques critères essentiels à considérer pour choisir un logiciel de gestion des notes de frais :
- Conformité et sécurité :
Veillez à ce que le logiciel respecte toutes les normes réglementaires pertinentes (comme la NF Z42-026 en France). Il doit également proposer des fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger les informations sensibles. - Intégration avec d’autres systèmes :
Le logiciel doit pouvoir s’intégrer facilement aux systèmes utilisés dans votre quotidien, comme la comptabilité, la paie, et les ERP. Votre flux de travail sera ainsi plus fluide et la gestion consolidée. - Facilité d’utilisation :
Choisissez un outil qui propose une interface utilisateur intuitive et accessible sur ordinateurs, tablettes et smartphones. - Automatisation des processus :
Vérifiez si le logiciel propose des capacités d’automatisation avancées pour l’enregistrement des données, la catégorisation des frais, les approbations automatiques, et d’autres fonctionnalités. En effet, cela réduit le temps de gestion des notes de frais. - Personnalisation :
Optez pour un logiciel flexible qui s’adapte à votre activité professionnelle et à ses exigences. - Support et assistance :
Un bon support client est crucial. Vérifiez en premier lieu que le fournisseur dispose d’une assistance technique adéquate accessible par téléphone, e-mail, ou chat en direct. - Rapport qualité-prix :
Évaluez le montant total de la solution. Tenez compte des frais de mise en place, des abonnements mensuels et des frais de maintenance. Comparez-le avec les fonctionnalités et les bénéfices offerts pour garantir que l’investissement est justifié. - Analytiques et reporting :
Un outil efficace offre notamment des capacités d’analyse et de reporting pour aider les dirigeants à prendre des décisions éclairées.
Prenez le temps d’évaluer chaque critère. Ainsi vous choisirez la solution de gestion des notes de frais qui convient le mieux à votre organisation. Grâce à ce choix vous améliorerez votre gestion des notes de frais, et votre productivité.
Adaptation aux besoins spécifiques de l’entreprise
Tout d’abord, choisissez un logiciel de gestion des notes de frais qui s’adapte à vos besoins spécifiques :
- Conformité :
Chaque société a des politiques de frais spécifiques et doit respecter des réglementations locales ou sectorielles particulières. - Intégration des processus d’affaires :
Un logiciel adaptable permet une intégration transparente avec ces systèmes existants (comptabilité, la gestion des ressources humaines, ou la gestion de projet). Dans ce cas, cela facilite un flux de données cohérent et réduit les chances d’erreurs dues à la saisie manuelle. - Évolutivité :
À mesure que l’activité se développe, ses besoins peuvent changer. Un logiciel adaptable peut évoluer en fonction de ces besoins. Les éditeurs ajoutent de nouvelles fonctionnalités ou en modifient les processus sans nécessiter un remplacement complet du système. - Amélioration de l’efficience :
Un logiciel qui s’adapte aux procédures spécifiques de l’entreprise peut automatiser des tâches répétitives basées sur les règles internes. Il améliore ainsi l’efficience et permet au personnel de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. - Satisfaction des employés :
Un système facile à utiliser améliore avant tout l’expérience utilisateur pour les employés qui soumettent ou approuvent les notes de frais. Cela peut mener à une meilleure adoption du système et à une plus grande satisfaction au travail. - Reporting et analyses précises :
Un logiciel personnalisé peut générer des rapports et des analyses qui correspondent exactement aux indicateurs clés de performance. De ce fait, l’entreprise suit ses résultats et prend de bonnes décisions.
Les prochaines notes de frais dématérialisées bénéficieront certainement d’une automatisation plus poussée, et d’une utilisation plus stratégique des données. En définitive, cela contribuera à une gestion des frais plus simple, efficace et stratégique pour les entreprises. Les sociétés vont gagner du temps et éviter les tâches chronophages.
Gérer les notes de frais est une priorité.
D’ailleurs, nous avons rédiger plusieurs articles sur le sujet. C’est pourquoi, nous vous invitons à consultez les articles suivants :