La gestion des contrats dématérialisés SetInUp, un outil pour optimiser vos interventions
Selon une étude ICERTIS, une entreprise sur 5 ne respecte pas les termes de ses contrats. Cela entraîne des pertes financières. Une autre étude de The National Law Review évalue à 9,2% du chiffre d’affaires annuel, la perte engendrée par la mauvaise gestion des contrats.
Vous pouvez y remédier !
Qu’est-ce que la gestion des contrats ?
Vous gérez des contrats de service ? De la maintenance ? De la location ? Faites-vous appel à des techniciens ou des sous-traitants ? Que ce soit du service, des biens matériels ou des bâtiments, la gestion des contrats assure le suivi de vos contrats et donc des prestations liées. Echéances, délais, si vous gérez des contrats, vous savez que cette tâche peut être complexe.
Un logiciel de gestion de contrat, aussi nommé logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) permet de suivre l’ensemble du cycle contractuel au sein de l’entreprise ; de la création du contrat à son expiration, sa signature et son exécution de manière intégralement automatisée.
Un logiciel de gestion de contrat s’adresse à toutes les entreprises qui souhaitent mettre en place un processus et une stratégie de Contract Lifecycle Management efficace.
Véritable outil d’organisation optimale d’une entreprise, le logiciel gestion des contrats améliore les processus globaux de l’entreprise et propose le pilotage des contrats de A à Z ; suivi du planning des techniciens, suivi de la facturation, historique des interventions, … Il vous accompagne également dans l’élaboration de votre contrat en respectant les informations nécessaires préalablement choisies (matériels, sites, conditions générales de vente, …).
Convivial
Maîtrise
Performance
Pourquoi mettre en place un logiciel de gestion des contrats ?
Automatisation de la gestion des contrats
Suivi en temps réel
Reporting et analyse
Sécurité des données
Polyvalence et flexibilité
Gestion des interventions
Selon une enquête PwC, les entreprises qui optent pour un logiciel de gestion des contrats réduisent les délais de traitement de ces contrats de 80% et leur coût de gestion des contrats de 90%.
En somme, la gestion des contrats est un processus crucial pour la plupart des entreprises qui souhaitent apporter une image rigoureuse à leurs fournisseurs. Avec un outil de gestion efficace, vous optimisez vos processus et tâches administratives. Grâce à un suivi des données dans leur ensemble, vous aurez une vision globale des contrats et vous pourrez analyser les indicateurs.
Avec un logiciel de gestion des contrats, les entreprises ont plus de chance d’atteindre leurs objectifs en temps respectable !
Les différents types de contrats qui requièrent un module gestion des contrats.
Prestation de services
Bien souvent, l’entreprise de prestation de services propose un service global comprenant la main d’œuvre, le déplacement, le matériel et le savoir-faire du technicien. Ce type de contrat concerne les entreprises de maintenance multi-services comme c’est le cas des contrats d’entretien ou de dépannage, les réparateurs spécialisés, la maintenance du matériel spécifique.
Contrat maintenance
On parle de contrat de maintenance ou contrat d’entretien, le document qui régit tous les prestataires de services. Grâce au logiciel de contrats, le document est établi selon les modalités convenues entre les entreprises. Le logiciel permet d’ajouter des clauses et règlementations spécifiques selon le cas. Le gain de temps est considérable et améliore la performance de l’équipe maintenance / d’entretien.
Parmi les entreprises qui fonctionnent avec des contrats de maintenance, on retrouve les chauffagistes qui interviennent sur les chaudières, les loueurs de matériels d’entretien, BTP, agricoles, … les ascensoristes, les entreprises informatiques qui interviennent sur les ordinateurs, les serveurs et réseaux, copieurs, …
Contrat de location
Il existe des locations de courte et de longue durée qui nécessite la rédaction d’un contrat de location. Dans le cas d’une location de un jour à quelques jours, le contrat de location est simplifié. En moyenne, il se concentre sur une feuille et indique les informations élémentaires à savoir le descriptif du matériel, le montant de la location journalière et le total de la location.
Pour les locations de plusieurs mois, souvent associées au BTP, entrepôts, véhicules… le contrat précise le matériel loué mais détaille les points de contrôle, les services fournis (comme par exemple la maintenance préventive ou corrective), les conditions générales de location et bien entendu le coût total de la location.
La gestion des contrats SetInUp, c'est un concept gagnant-gagnant
Pour les gérants
Pour les responsables maintenance
Pour les responsables d'exploitation
Pour les techniciens
Pour les commerciaux et les chargés d'affaires
Et si l’ordinateur se chargeait de vous rappeler les interventions liées à vos contrats ?
Un logiciel de gestion des contrats limite le risque d’erreurs, d’oublis d’interventions, voire de facturation. Savez-vous que le mauvais pilotage des contrats peut entraîner une perte de 10% du chiffre d’affaires d’une entreprise ? Cela donne à réfléchir et à choisir une solution CLM rapidement. Grâce à des rappels automatiques d’échéances, à chaque date anniversaire de contrats, vous réduisez les pertes financières conséquentes liées à des problèmes de conformité des contrats, aux reconductions classiques et aux pénalités de retard.