Logiciel de gestion des dépenses et notes de frais SetInUp
Concrètement, toutes les entreprises sont amenées à traiter des notes de frais et des dépenses de leurs collaborateurs. Elles consacrent en moyenne 20 minutes par note de frais et 19% des notes de frais comporteraient des erreurs.
L’outil SetInUp se positionne comme un partenaire essentiel dans cette démarche en vous offrant une solution complète. Nous vous accompagnons dans le traitement de vos dépenses en les dématérialisant et en les automatisant. Vous allez gagner en efficacité, en productivité et en souplesse.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Ce document lui permet d’obtenir le remboursement des frais liés à ses déplacements professionnels.
Ces dépenses, dont il avance bien souvent les frais de sa poche, peuvent concerner différents domaines : les repas, les déplacements, l’hébergement, les frais kilométriques, les transports, les abonnements, ou encore les achats de fournitures liées à l’activité.
Le processus de remboursement s’opère généralement sur la base de justificatifs fournis par le salarié.
Il existe 2 méthodes courantes de traitement des notes de frais que l’employeur défini au préalable :
-Le forfait, qui consiste en un versement d’une allocation fixe au salarié
-Les frais réels, basés sur les pièces justificatives présentées. Dans ce cas, le salarié a besoin de remplir une note de frais pour obtenir le remboursement.
Convivial
Maîtrise
Performance
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des dépenses ?
– Contrôler le budget de l’entreprise
– Suivre les dépenses des collaborateurs
– Maximiser le ROI de l’entreprise
Les avantages à utiliser un logiciel de gestion notes de frais.
En utilisant un outil informatique pour rembourser les frais, l’employeur opte pour la dématérialisation. En effet, les justificatifs sont sauvegardés dans un espace sécurisé, vos collaborateurs, en déplacement, peuvent effectuer leurs demandes de remboursement à tout moment depuis leur smartphone et le service comptabilité peut choisir la date à laquelle il doit rembourser ses frais professionnels de son salarié.
Les atouts du traitement automatisé des dépenses par SetInUp
Voici quelques avantages clés :
Création automatique des dépenses pour éviter la ressaisie
Gestion et suivi des frais annuels et des forfaits facilités
Réduction de l’utilisation de papier au profit de l’archivage numérique
Gestion comptable avancée et remboursement simplifiée des frais
Prise de décision éclairée et détaillée grâce à des données fiables
Vision claire et détaillée des dépenses grâce à des tableaux de bord interactifs
Solution adaptée aux déplacements et à la mobilité de vos salariés
Analyse approfondie des dépenses selon divers critères tels que la famille de dépense, collaborateur concerné, ou le montant mensuel, …
Logiciel paramétrable et personnalisable en quelques clics
Comment un logiciel permet de suivre les dépenses et les notes de frais d’une entreprise ?
D’ailleurs, le gouvernement français se concentre sur la dématérialisation des notes de frais depuis 2017.
La rapidité du traitement des dépenses
La facilité d’association des justificatifs
Le suivi précis des paiements
L’analyse approfondie des dépenses
Comment dématérialiser vos notes de frais avec SetInUp ?
SetInUp offre une solution intégrée et intuitive pour la dématérialisation des notes de frais et des dépenses professionnelles. Les salariés soumettent leurs demandes de remboursement directement depuis l’application mobile, même s’ils sont en déplacement. Cela réduit les saisies / re-saisies manuelles et les risques d’erreur.
La solution SetInUp prend en charge une grande variété de types de dépenses qu’il s’agisse de notes de frais, de déplacement, de frais généraux ou de forfaits.
SetInUp vous permet également d’automatiser le suivi des dépenses régulières et récurrentes offrant ainsi un meilleur contrôle financier, un gain de temps et une planification budgétaire à long terme plus efficace.
Meilleure gestion des notes de frais et des dépenses avec le module SetInUp
Grâce au module note de frais de SetInUp, la gestion des dépenses professionnelles devient plus efficace et transparente. Avec cette solution, fini les tracas liés à la perte ou à la mauvaise gestion des justificatifs. Les salariés téléchargent ou prennent en photo leurs justificatifs depuis l’application. Ces éléments sont ensuite automatiquement associés à la dépense correspondante, garantissant la traçabilité complète des transactions.
Une fois les justificatifs intégrés, il suffit de renseigner le montant de la dépense et le montant de la TVA pour finaliser le processus et demander à être rembourser. Cette démarche simplifiée et intuitive réduit considérablement le temps nécessaire pour saisir les informations et minimise les risques d’erreurs humaines.
Le process de validation des notes de frais et des dépenses est complètement dématérialisé pour offrir un flux de travail fluide et rapide.
Une fois la demande soumise, la comptabilité est notifiée des dépenses en attente de paiement. Elle peut rembourser ces frais professionnels en choisissant le moyen de paiement approprié, définir la date de règlement et les clôturer en un seul clic. Cette automatisation vise à accélérer le processus de remboursement et améliore la gestion de la trésorerie de l’entreprise.
De plus, toutes les dépenses sont centralisées et sauvegardées au même endroit, facilitant leur consultation et leur suivi.
Qu’il s’agisse de frais de repas, de déplacements professionnels, de frais d’hébergement ou d’achats de fournitures, toutes les transactions liées à l’activité de l’entreprise sont enregistrées de manière organisée et accessible à tout moment. Cette centralisation des données contribue à une meilleure gestion financière et à une prise de décision éclairée, en permettant notamment d’identifier les tendances des coûts et d’optimiser les budgets alloués à chaque poste.
SetInUp traite aussi les dépenses récurrentes
Un logiciel de gestion des notes de frais doit inclure un module « dépenses récurrentes ». Cette fonctionnalité apporte de nombreux avantages pour les entreprises, à savoir :
Un logiciel de gestion des notes de frais pour un meilleur contrôle financier
Un logiciel de gestion des notes de frais pour gagner du temps
Un logiciel de gestion des dépenses pour une meilleure planification budgétaire à long terme
Un logiciel de gestion des frais pour réduire les erreurs
Une solution de gestion des notes de frais pour identifier les tendances
SetInUp, votre outil pour une meilleure gestion des notes de frais
En adoptant SetInUp, vous améliorerez votre efficacité opérationnelle mais vous renforcerez aussi votre santé financière et votre compétitivité sur le marché.
Gérer les notes de frais n’aura jamais été aussi facile !