Il n’y a pas de bons ou de mauvais moments pour introduire un changement. D’instinct, l’être humain n’aime pas chambouler ses habitudes. Lorsque le changement est nécessaire, il est essentiel de bien l’amener pour que la transition se passe dans les meilleures conditions. Toute la stratégie dépend de cette question : comment préparer vos collaborateurs à changer ?

 

Le groupe SEM SUHNER – même groupe familial qu’Info3w – en connait un rayon sur le sujet. Très vite, l’entreprise a compris que face à un marché concurrentiel chinois, il fallait se digitaliser et apporter un service de qualité à ses clients. C’est pourquoi Michel White, le gérant d’Info3w et de SEM SUHNER a mis en place une stratégie du changement dont il fait aujourd’hui bénéficier ses partenaires et clients de la solution ERP SetInUp.

Soyons honnêtes, tout changement engendre un coût pour l’entreprise ! C’est en quelque sorte un cadeau fait par le gérant pour ses collaborateurs afin de faciliter leur quotidien. En effet, s’il parvient à créer un engouement autour de ce « cadeau », à le rendre incontournable et à donner envie à ses collaborateurs de l’utiliser, lorsque le cadeau sera à la disposition des équipes, celles-ci seront emballées !

En revanche, si c’est un projet sous-marin, dont personne n’entend parler, la remise du cadeau sera un flop car le besoin n’aura pas été créé ! Tout se joue dans la manière d’amener et de susciter l’intérêt de ses collaborateurs !

POURQUOI FAUT-IL METTRE EN PLACE, UNE STRATEGIE DU CHANGEMENT ?

« Face au monde qui change, il vaut mieux penser le changement que changer le pansement »

Francis Blanche, humoriste, acteur, auteur

Une stratégie de conduite du changement bien ficelée est essentielle pour une entreprise qui a besoin de renouveau. Elle permet, en outre, d’optimiser les performances de l’entreprise, de gagner en efficacité, d’améliorer la manière de travailler, d’augmenter les marges, …

« Une entreprise qui ne bouge pas est une entreprise qui meurt »

Michel White, gérant SetInUp

Dans le cas de l’intégration d’un ERP, une stratégie du changement est d’autant plus importante, car elle facilite l’adhésion et la prise en main de la solution afin que les collaborateurs perçoivent la plus-value d’un logiciel ERP. En effet, l’entreprise attend un retour sur investissement ! Avec une approche planifiée, les collaborateurs se familiarisent avec le logiciel qui devient au fil du temps un réflexe quotidien et non un « truc pour faire quelque chose, dont on n’a pas compris l’intérêt et qu’on ne sait plus utiliser ! »

C’est quoi une stratégie du changement ?

C’est un process qui vise à mettre en place un plan d’actions, accompagné d’une méthodologie pour réussir la transformation globale de l’entreprise.  Habituellement, elle se construit de la manière suivante :

• définition des objectifs,
• identification du diagnostic,
• présentation et communication du projet,
• mise en place de formations et d’un accompagnement personnalisé,
• brainstorming,
• lancement,
• suivi du projet.

Pourquoi faut-il faire un audit préliminaire ?

L’audit interne est essentiel pour comprendre le fonctionnement de l’entreprise ; ses valeurs, sa culture, les différents acteurs, … Il permet d’analyser la situation actuelle pour déceler les dysfonctionnements et suggérer des points d’amélioration.

A l’issue de cet audit, il faut être capable de répondre à ces questions : pourquoi l’entreprise doit – elle changer ? Que peut-elle gagner en changeant sa manière de travailler (temps, qualité, argent, …) ? Comment les salariés se sentent-ils dans leur travail ?

• Astuce SetInUp : Ce sondage permet d’identifier les situations gênantes que les personnes vivent dans leur travail. Ils ont d’ailleurs bien souvent une solution pour y remédier. Il suffit de leur demander. Cette entrevue est importante et motivante ; elle permet de soulever rapidement les points faibles de l’entreprise.

• Astuce SetInUp : Dès la validation de votre projet, notre expert vous accompagne dans cette démarche. En se rendant sur place, il vous aide à comprendre où sont les tâches chronophages, comment les améliorer et apporter de la valeur ajoutée. Son expertise du monde commercial et industriel sont des gages de qualité et de fiabilité pour mener à bien votre projet ERP.

QUI PILOTE LA STRATEGIE DU CHANGEMENT ? ET COMMENT ?

Comme dans tout projet, la base est la communication. Il faut savoir amener et présenter le projet à toutes les sphères de l’entreprise tout en continuant à alimenter l’intérêt et à communiquer sur l’avancée du projet.

Malheureusement cette étape est souvent oubliée. Dès qu’un projet est lancé, on a tendance à passer à autre sujet. Pourtant la communication durant la mise en place est cruciale et induit souvent le succès ou l’échec d’un projet.

D’ailleurs, les collaborateurs ont besoin de se sentir impliqués et accompagnés durant tout le projet et pas seulement au moment du changement. En communiquant, en répondant aux craintes, le fil conducteur est conservé et le moteur bien activé pour passer à la vitesse supérieure.

Constituer une équipe projet

Chacun a un rôle à jouer. Chacun y gagnera et surtout l’entreprise adoptera de nouvelles habitudes pour une croissance sur le long terme. Les collaborateurs doivent être impliqués dès le début du projet. Après tout, ce sont eux qui utiliseront le logiciel ERP au quotidien.

Tout commence autour d’un brainstorming où vos collaborateurs des différents services concernés de près ou de loin par le logiciel, sont réunis. En présence d’un expert SetInUp, cet échange a pour objectif de révéler les besoins, les idées, les points de tension des services ; de comprendre la manière de travailler de chaque département ; d’envisager des options et axes d’amélioration en tenant compte des avantages et inconvénients de chaque solution.

A l’issue de cette réunion, il convient de définir une équipe projet et d’attribuer les rôles et les fonctions des ambassadeurs du projet.

Le choix du chef de projet est primordial. Il est la clé de la réussite du projet. Le chef de projet doit être rassurant, motivant et capable de convaincre les plus réticents.
Pour tous les intervenants mais surtout pour lui, il est essentiel de percevoir les atouts qu’un logiciel ERP peut apporter au sein de l’entreprise.

• Astuce SetInUp : Bon pédagogue, il faudra convaincre les collaborateurs de l’efficacité de la solution, le chef de projet doit être attentif à leurs remarques. Pour faciliter le sujet, certaines entreprises donne un nom à leur projet. Ainsi, il devient plus humain et concret. « C’est parti pour le projet Seti ! »

• Astuce SetInUp : Il ne faut pas hésiter à se répéter et à insister sur les étapes pour lesquelles les collaborateurs vont gagner du temps. Ils doivent être convaincus qu’avec cet outil ou cette fonctionnalité, cela facilitera leur travail quotidien et ça … tout le monde apprécie !

UN PARTENARIAT QUI S’INSCRIT DANS LA DUREE

En moyenne, une entreprise conserve le même logiciel ERP durant 10 ans. En une décennie, l’entreprise se développera, créera de nouveaux services, produits, … L’intérêt d’une conduite du changement est finalement de répondre continuellement à la demande de l’entreprise et de suivre sa croissance.

C’est pourquoi, un bon intégrateur de logiciel ERP se doit de rester présent tout au long du partenariat en proposant régulièrement des formations pour les nouveaux collaborateurs, les nouveaux modules complémentaires développés par l’éditeur, … Ces formations peuvent être prises en charge par l’organisme de formation et ne coûte rien à l’entreprise.