Dans le contexte où la digitalisation rime avec travail flexible, la gestion des notes de frais devient un enjeu crucial pour les petites et moyennes entreprises (PME et PMI). En premier lieu, pour bien respecter les règles précises et prévenir les risques de fraude, il est impératif d’adopter des méthodes efficaces ET sécurisées. C’est pourquoi, nous vous proposons ce guide détaillé qui offre un aperçu des dix étapes essentielles. Avec celui-ci, vous allez optimiser la gestion des notes de frais, et rembourser vos salariés de manière rapide et sans erreur. Suivez ces conseils pratiques pour simplifier vos processus et garantir une transparence complète.

La gestion des notes de frais pour les PME et PMI, c’est quoi ?

Pour les PME et PMI, la gestion des notes de frais consiste à traiter, suivre et rembourser les dépenses engagées par les collaborateurs dans le cadre de leurs fonctions professionnelles. Ce processus inclut notamment la collecte des justificatifs, l’approbation des dépenses, et leur intégration dans la comptabilité de l’entreprise. Il est impératif de faciliter ce traitement tout en veillant au respect des politiques internes et des régulations fiscales, afin de prévenir les risques de fraude et assurer une gestion financière transparente et efficace.

Quelles sont les 10 étapes pour la gestion des notes de frais pour une PME

1. Préparation des documents :

Vos salariés vont devoir rassembler tous les justificatifs nécessaires avec le montant et la date parfaitement lisibles. Pour éviter de perdre vos justificatifs de notes de frais, nous préconisons d’utiliser une application mobile type SetInUp. Vos salariés capturent ainsi des photos de leurs reçus et les intégrent immédiatement à l’application. Certains collaborateurs préfèrent une méthode plus traditionnelle pour classer leurs factures : le dossier ou l’enveloppe dédié. Si vous risquez d’oublier de faire votre note de frais, ajoutez un rappel régulier pour vous inciter à soumettre vos notes de frais et réduire les risques d’égarer une pièce justificatives.

2. Indication de l’objet de la dépense de la note de frais :

Documentez clairement le motif de chaque note de frais. Cela fait partie des contraintes réglementaires. D’un point de vue facilité d’utilisation nous vous encourageons à opter pour une application pour le traitement des notes de frais qui rassemble tous les champs obligatoires. SetInUp peut vous accompagner sur le sujet.

3. Précision sur la raison de la dépense :

Pour espérer être rembourser, le salarié va expliquer la raison de cette dépense et pourquoi elle s’inscrit dans les activités professionnelles. Il est d’ailleurs toujours intéressant de comparer le montant de la dépense avec l’objectif et le nombre de personnes concernées. Peut-être que l’analyse révèlera un montant excessif par rapport à l’impact généré.

4. Traitement comptable des notes de frais :

Intégrez les dépenses dans le système comptable de l’entreprise. Le service collecte les justificatifs de notes de frais (factures, reçus) et vérifie leur validité et la date de paiement. Ensuite, les montants sont intégrés de manière manuelle dans le système ou grâce à un logiciel de gestion d’entreprise qui automatise ce processus. Chaque dépense entre dans une catégorie : frais de déplacement, frais de repas, achat fourniture, … Les montants sont imputés aux comptes comptables et classés en charges directes, administratives ou de personnel. Après approbation, le service comptabilités intègre ces frais aux états financiers

5. Adéquation entre les notes de frais et la politique de l’entreprise :

Assurez-vous que les dépenses respectent la politique des notes de frais définie par l’employeur. La politique est souvent établie lors de la création de l’entreprise par la direction générale accompagnée du département financier, des ressources humaines et du service juridique.

6. Audit et validation interne de la note de frais :

Chaque note de frais doit être examinée et approuvée par un responsable. L’approbation des notes de frais est généralement effectuée par un responsable hiérarchique ou un membre du personnel spécifiquement désigné pour cette tâche par l’employeur. Cette personne est souvent un superviseur direct, un manager ou un membre du département des finances ou des ressources humaines, dépendant de la structure organisationnelle de l’entreprise.

Il est essentiel que la personne chargée de l’approbation soit bien informée des politiques et des procédures de l’entreprise concernant les dépenses pour vérifier que toutes les notes de frais soumises sont conformes aux règles établies et sont légitimement liées aux activités professionnelles.

7. Remboursement des notes de frais :

Rembourser les notes de frais approuvées aux salariés. Une fois approuvée, la note de frais est traitée dans le système comptable. Les informations sont saisies pour suivre les dépenses et leur catégorisation appropriée. Le remboursement est effectué par l’entreprise, généralement par virement bancaire directement sur le compte bancaire du salarié. C’est d’ailleurs le mode de remboursement le plus fréquent. Les employeurs utilisent des virements bancaires pour transférer directement le montant du remboursement sur le compte bancaire du salarié. Cette méthode est sécurisée, rapide et permet un suivi facile des transactions.

La PME peut également opté pour le remboursement des notes de frais par chèque bien que cette méthode soit plus lourde et lente que les virements bancaires. Certaines sociétés fournissent à leurs collaborateurs des cartes pour les notes de frais professionnelles. Ces cartes sont souvent utilisées pour les déplacements professionnels, les frais de repas ou les achats liés au travail. Les fonds dépensés sont directement chargés à l’entreprise, évitant ainsi au salarié d’avancer les frais. Moins courant en raison des risques de sécurité et de conformité, le remboursement en espèces peut parfois être utilisé pour de petites dépenses ou dans des cas exceptionnels. Enfin, certains employeurs peuvent utiliser des systèmes de paiement électronique, tels que PayPal ou d’autres plateformes similaires, pour rembourser leur salarié, surtout si elles doivent gérer des remboursements internationaux ou si le collaborateur n’a pas facilement accès à des services bancaires traditionnels.

8. Archivage des justificatifs :

Conservez les documents pour d’éventuelles vérifications futures. La durée de conservation des justificatifs de notes de frais et la manière de les archiver varient selon les règlements et les politiques internes de la société. En France, voici les pratiques générales : les justificatifs de notes de frais doivent être conservés pendant au moins 6 ans après la clôture de l’exercice comptable auquel ils se rapportent. Cette période correspond au délai de prescription fiscale durant lequel l’administration peut contrôler les justificatifs.

Les justificatifs sont généralement conservés sous forme papier dans des classeurs ou des dossiers organisés, dans un lieu sécurisé et protégé contre les risques d’incendie, d’inondation ou d’autres dommages. Toutefois, de plus en plus de services optent pour la numérisation des justificatifs. Dans ce cas, les documents numériques doivent être conservés sur des serveurs sécurisés ou des systèmes de gestion électronique des documents (GED) qui permettent un accès facile et sécurisé aux informations. Par contre, les copies numériques doivent être fidèles et durables, conformément aux exigences légales.

Enfin, il est crucial de garantir la confidentialité de ces pièces et de protéger les données personnelles conformément au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

9. Analyse des dépenses :

Évaluez régulièrement les frais pour identifier les possibilités d’économies. Ces informations sont cruciales pour identifier les possibilités d’économies et optimiser les coûts. Les analystes financiers ou les contrôleurs de gestion sont généralement responsables de l’analyse des dépenses.

Ils ont l’expertise nécessaire pour interpréter les données financières et proposer des recommandations. Ils classifient les dépenses en différentes catégories (par exemple, voyages, frais de repas, hébergement, fournitures) pour détecter les charges excessives. Il convient également d’examiner les tendances sur diverses périodes (mensuelles, trimestrielles, annuelles), de comparer les dépenses réelles avec le budget alloué. Pour garantir une sérénité financière, nous recommandons de réaliser régulièrement des audits, d’utiliser un logiciel spécialisé comme SetInUp qui vous fournira des rapports détaillés et une visualisation des données

En suivant ces étapes, les gérants peuvent non seulement gérer plus efficacement leurs notes de frais, mais aussi réaliser des économies significatives en optimisant les comportements de dépense et en renégociant les contrats fournisseurs lorsque cela est possible.

10. Mise à jour des procédures :

Ajustez et améliorez continuellement les processus de gestion des frais afin d’optimiser les pratiques. La direction de l’entreprise, accompagnée des services finances, ressources humaines et conformité établit la politique de gestion des notes de frais. Notons que cette politique doit être conforme aux réglementations en vigueur, tout en répondant aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Il est possible de réviser la politique de gestion des notes de frais périodiquement ou après un audit pour veille à sa pertinente face aux changements législatifs ou stratégiques.

D’ailleurs, l’employeur devra communiqué les mises jour de cette politique à ses collaborateurs. Il est essentiel de veiller à leur compréhension et son application.

Ces étapes aideront votre organisation à gérer efficacement les notes de frais tout en garantissant transparence, conformité et contrôle financier?

Quel type de notes de frais sont remboursables ?

Chaque entreprise choisit les types de dépenses qui entrent dans sa politique des notes de frais et qui peuvent être remboursables aux salariés. Toutefois, en général les entreprises acceptent les dépenses suivantes lorsqu’elles concernent le cadre professionnel :

1. Déplacements professionnels :

Cela inclut les coûts de transport (billets d’avion, train, taxi, kilométrage personnel), l’hébergement, et les frais de repas pendant les voyages d’affaires du salarié.

2. Fournitures de bureau :

Achats de matériel et de fournitures nécessaires à l’exécution des tâches professionnelles.

3. Frais de communication :

Frais de téléphonie mobile, abonnement internet du salarié à des fins professionnelles.

4. Frais de représentation :

Dépenses liées à l’accueil de clients ou à des réunions professionnelles, y compris les repas d’affaires et les événements de networking.

5. Formation professionnelle :

Frais de formation, de conférences ou de séminaires qui contribuent au développement professionnel des salariés.

6. Logiciels et licences :

Achat ou abonnement à des logiciels nécessaires aux salariés pour atteindre ses objectifs professionnels.

7. Frais médicaux :

Dans certains cas, les frais médicaux urgents survenus lors de voyages d’affaires font partis des frais remboursés dans le cadre des notes de frais.

Pour obtenir le remboursement des notes de frais, pensez à joindre un reçu ou une facture. Elle doit également être conforme aux politiques internes de l’entreprise concernant les dépenses. Par ailleurs, les gérants établissent souvent des limites de dépenses et des règles spécifiques pour éviter les abus.

Quand et à quelle fréquence faire ses notes de frais?

Tout d’abord, nous conseillons de traiter les notes de frais de manière régulière pour éviter les accumulations et pour s’assurer d’une gestion fluide et transparente des finances. Voici quelques pratiques courantes :

• Mensuellement : C’est la fréquence la plus courante dans les entreprises. Effectuer le traitement des notes de frais chaque mois permet de se tenir à jour et facilite la gestion comptable périodique.
• Bi-mensuellement : Certains choisissent de traiter les notes de frais deux fois par mois pour alléger le volume de travail en fin de mois et garantir une vérification régulière des dépenses.
• Hebdomadairement : Dans les entreprises avec des volumes de dépenses élevés ou des politiques de remboursement rapides, nous vous conseillons le traitement hebdomadaire. Cela peut accélérer les remboursements aux employés et maintenir un contrôle constant.
• Après chaque déplacement ou projet : Pour les entreprises où les dépenses sont principalement liées à des événements spécifiques comme les voyages d’affaires, il peut être pertinent de traiter les notes de frais immédiatement après l’achèvement de chaque déplacement ou projet.

A vrai dire, la fréquence idéale dépend des spécificités de l’entreprise et du volume des notes de frais à traiter. Toutefois, il est important de choisir un rythme qui assure à la fois la fluidité des opérations et le respect des règles comptables et fiscales.

Pourquoi choisir un logiciel de gestion des notes de frais ?

Choisir un logiciel de gestion des notes de frais présente plusieurs avantages importants pour les entreprises, notamment pour les PME et PMI :

Efficacité accrue :

Les logiciels automatisent de nombreux processus, tels que la saisie des données, le calcul des remboursements et l’approbation des dépenses. Cela réduit le temps consacré à la gestion manuelle des notes de frais.

Réduction des erreurs :

L’automatisation minimise les erreurs humaines, comme les oublis ou les fautes de calcul. Elle garantit ainsi une plus grande précision dans le traitement des notes de frais.

Conformité et contrôle :

Les logiciels de gestion des notes de frais aident à respecter les réglementations fiscales et les politiques internes de l’entreprise en encadrant les types de dépenses autorisées et les limites de remboursement.

Transparence et traçabilité :

Ces systèmes permettent de conserver un historique détaillé de toutes les transactions. Cela améliore la transparence et facilite les audits et les contrôles internes.

Accès et gestion mobiles :

Le logiciel SetInUp propose une application mobile qui permet aux employés de soumettre leurs dépenses à tout moment. Cela rend le traitement plus commode et les remboursement plus rapides.

Analyse des dépenses :

Les logiciels offrent des outils d’analyse et de reporting qui aident les entreprises à comprendre leurs habitudes de dépenses. Ces informations permettent d’identifier les opportunités d’économie.

Amélioration de la satisfaction des employés :

Un système de gestion des notes de frais rapide et efficient améliore l’expérience des employés. Il garantit des remboursements opportuns et sans erreur, ce qui peut contribuer à une meilleure satisfaction et motivation du personnel.

En somme, un logiciel pour gérer les notes de frais apporte une valeur ajoutée en :

• optimisant les processus financiers,
• renforçant le contrôle des coûts
• améliorant l’expérience globale des employés.

Enfin, cet outil informatique permet aux salariés d’obtenir rapidement la validation de ses frais et de se faire rembourser.