Optimiser la qualité de ses services grâce à une solution informatique, c’est possible avec le logiciel de gestion des interventions. On vous en dit plus dans cet article.

Les interventions constituent une composante essentielle des services d’une entreprise. Bien exécutées, elles contribuent à la construction d’une image de marque sérieuse. Pour assister les équipes déployées sur le terrain et les rendre plus efficaces, le recours à un logiciel de gestion comme SetInUp est recommandé. Découvrez cet outil au travers de ses fonctionnalités et de ses avantages.

Logiciel de gestion des interventions : qu’est-ce que c’est ?

Il s’agit avant tout d’un outil de planification qui permet d’avoir un aperçu global du processus d’intervention. Dans ce sens, il permet de coordonner les rendez-vous, tout en prenant en compte les reports, les annulations et les spécificités de chaque client. Les fonctionnalités principales concernent d’une part, la communication des données sur les prestations terrain et d’autre part, l’organisation des interventions programmées régulièrement ou sur appels entrants. L’outil aide à avoir une lecture claire de toutes les actions à réaliser sur le terrain, qu’il s’agisse de l’installation ou de la maintenance de matériels, ou de prestations entrant dans le cadre du service après-vente (SAV).

Grâce à cette solution, vous avez la maîtrise de vos prestations et des données qui s’y rapportent. Vos équipes ont ainsi accès à des détails opérationnels comme l’adresse du site qui leur est attribué, la durée du trajet et le temps à consacrer à l’exécution des tâches. Pour rester en contact avec le bureau de répartition, le personnel hors site utilise une version mobile ou tablette du logiciel qui lui permet d’accéder à la fiche client et au planning de la mission en cours. En procédant ainsi, toutes les interventions gardent un fil cohérent de bout en bout. Les interactions entre le bureau et l’équipe de terrain se faisant en temps réel, il devient plus aisé de faire face aux situations, y compris celles imprévues.

Quels sont les avantages d’un tel logiciel ?

Au regard de ses fonctionnalités, le logiciel de gestion SetInUp s’adresse à différentes entreprises, y compris celles du secteur industriel, des nouvelles technologies de l’information ou de l’agroalimentaire. Il présente plusieurs avantages. Lesquels ?

Des coûts et des ressources optimisés

Organiser les interventions sur le terrain est un défi logistique, dont la maîtrise est essentielle pour rationaliser vos coûts. En cela, un outil de gestion comme SetInUp se révèle utile, puisqu’il vous aide à attribuer les chantiers en tenant compte de la disponibilité et des compétences de vos techniciens. L’enjeu, c’est de réussir à toujours dépêcher sur les sites, l’équipe la plus qualifiée pour résoudre un problème donné. Si un groupe de techniciens a l’habitude d’intervenir sur un chantier, l’outil intègre ce critère dans la programmation des rotations sur le terrain.

Une meilleure qualité de service

Avec cet outil, vos équipes ne sont pas livrées à elles-mêmes. Elles disposent de toutes les informations pour agir avec efficacité. Grâce à la précision des données client, vous pouvez dégager des tendances et des indicateurs susceptibles d’aider à l’amélioration de vos services. Le logiciel ERP SetInUp donne accès à un historique des interventions réalisées chez chaque client, ce qui permet aux techniciens de cibler plus précisément les tâches à exécuter. Dans le cas d’espèce de la maintenance de matériels informatiques, cet historique renseigne les pannes techniques identifiées et les solutions qui y ont été apportées. Les techniciens ont ainsi une idée de la démarche à adopter en présence de ce type de problèmes.

Un suivi rigoureux des activités

Savoir qui fait quoi à tel moment précis, cette description résume assez bien les fonctionnalités de votre outil de gestion SetInUp. Que ce soit à partir d’un smartphone ou d’un ordinateur, vous avez accès à un tableau de bord qui vous renseigne sur la position de vos équipes et les raisons de leur déploiement. Au-delà du suivi des activités, SetInUp se présente aussi comme un formidable outil d’aide à la décision.

En effet, à partir des analyses découlant des actions entreprises sur vos différents sites, vous pouvez travailler à l’amélioration de vos services : réduire la durée moyenne d’intervention, ou le temps nécessaire à l’envoi des équipes sur le terrain. Le suivi des activités est utile pour identifier vos points faibles et apporter les correctifs afin de consolider la qualité de vos services.

Une relation client optimale

Maintenir une bonne relation client est la clé d’une croissance durable pour toute entreprise. La meilleure passerelle pour y parvenir demeure la qualité des services. En ayant le contrôle absolu de vos interventions, chaque étape du processus est maîtrisée : du premier contact avec le client (par appel, formulaire de contact ou devis) jusqu’à la facturation. L’établissement des plannings étant automatisé, vos équipes gagnent en réactivité et en efficacité. Avec SetInUp, les approximations sont fortement réduites et il devient beaucoup plus aisé de tenir ses engagements dans les délais, qu’il s’agisse des rendez-vous avec les clients, ou de la durée des prestations.

Un investissement rentabilisé

La satisfaction des clients est un puissant levier de fidélisation et comme on le sait, un client fidélisé devient un ambassadeur de votre marque. Par ailleurs, grâce à la communication entre les équipes et le bureau, les techniciens ont plus de facilité à vendre des services complémentaires au moment opportun. En cas de confirmation, la proposition de services est transmise sans délai au pôle commercial qui peut la formaliser sous forme de devis. La rentabilité du logiciel de gestion tient aussi à l’exploitation des données clients qui contribuent à l’optimisation des services grâce à une meilleure connaissance des besoins de votre clientèle.